Onze afstemming met bedrijfsarts en werkgever in het zakelijk zorgproces

Binnen een re-integratietraject is herstel nooit een soloreis. Het vraagt om samenwerking tussen de medewerker, leidinggevende en bedrijfsarts, waarbij iedere partij zijn eigen behoeften kent. Wanneer alle betrokkenen open en continu afstemmen, ontstaat een win-win situatie: een proces waarin niet alleen het herstel van de medewerker centraal staat, maar ook de werkrelatie en de organisatie als geheel versterkt worden. Effectieve communicatie speelt hierin een sleutelrol, als middel om samen richting duurzaam herstel te bewegen. Maar wat houdt effectieve communicatie precies in en hoe kan deze geoptimaliseerd worden? In dit artikel leggen we uit hoe het in lijn brengen van de verschillende behoeften en een gezamenlijke aanpak bijdragen aan een succesvolle re-integratie. 

Het belang van heldere communicatie

Wanneer een werknemer zich meldt met gezondheidsproblemen is het van belang dat alle betrokkenen – de werkgever, de bedrijfsarts en de psycholoog – goed met elkaar communiceren. Een gebrek aan afstemming kan leiden tot onduidelijkheid voor de werknemer en vertraging in het herstelproces. Bijvoorbeeld, als de psycholoog niet goed met de bedrijfsarts en werkgever afstemt over het type behandeling of werkafspraken, kan dit verwarring veroorzaken bij de werknemer. Wanneer de psycholoog onvoldoende afstemt met de leidinggevende en bedrijfsarts, kan dit ruis en misverstanden veroorzaken.

Duidelijke rolverdeling

De rollen van de werkgever, de bedrijfsarts en de psycholoog zijn duidelijk, maar het is belangrijk dat alle betrokkenen hun verantwoordelijkheden goed begrijpen en respecteren. De werkgever is verantwoordelijk voor het creëren van een gezonde werkomgeving en het aanbieden van passende werkcondities, de bedrijfsarts levert medische adviezen en de psycholoog richt zich op de mentale gezondheid van de werknemer. Regelmatige afstemming tussen deze partijen is nodig om ervoor te zorgen dat de zorg optimaal is.

Zorgvuldige afstemming in het zakelijk zorgproces

1. Goede betrokkenheid werknemer bij het proces

De medewerker ondersteunen bij het nemen van regie over zijn herstel en werkhervatting, vergroot het zelfvertrouwen en versterkt de motivatie om stappen te zetten richting herstel. Bovendien leidt een meer proactieve houding vaak tot betere samenwerking met de betrokken professionals (leidinggevende, HR, bedrijfsarts, casemanager en/of adviseur werkvermogen), wat het traject efficiënter en effectiever maakt. Hiervoor is het belangrijk dat alle partijen toegewijd zijn aan toewerken naar herstel van de duurzame inzetbaarheid en een sterke verbinding met de werkomgeving.

Tip: Het behandelplan vormt de basis voor het zorgproces en omvat de stappen die gezamenlijk zijn overeengekomen. Om ervoor te zorgen dat iedereen zich hierin kan vinden, is de input van zowel de medewerker, de leidinggevende als de bedrijfsarts van toegevoegde waarde. Daarom hechten wij veel waarde aan co-creatie: een proces waarin alle betrokkenen samenwerken aan een plan dat aansluit bij de unieke situatie en behoeften. Dit zorgt voor meer draagvlak, betrokkenheid en een traject dat écht op maat is, in plaats van een gestandaardiseerde aanpak die van bovenaf wordt opgelegd.

2. Overlegmomenten met leidinggevende en bedrijfsarts

Bij The Mental Move plannen onze psychologen regelmatig overleggen met de werkgever, bedrijfsarts en adviseurs werkvermogen om ze op de hoogte te brengen van het zorgproces. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat alle relevante onderwerpen aan bod komen. Vaste overlegmomenten die onze psychologen inplannen tijdens een zakelijk zorgproces zijn:

• Telefonisch overleg met bedrijfsarts en casemanager aan het begin van het traject
• Telefonisch contact met leidinggevende na adviesgesprek
• Tussentijdse evaluatie en driegesprek met leidinggevende halverwege het traject
• Telefonisch contact met leidinggevende en eventueel bedrijfsarts aan het einde van het traject ter afsluiting

3. Voortgangsrapportages en transparantie over verwachtingen en doelen

Heldere communicatie over de verwachtingen en doelen van alle betrokkenen zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit. Dit geldt zowel voor de werkhervattingsstrategie als voor de medische- en psychologische zorg. Duidelijkheid over deze zaken helpt de werknemer zich zelfverzekerder te voelen over het proces.

Onze psychologen delen op verschillende momenten in het proces en inhoudelijke rapportages, namelijk:

• Procesmatig onderzoek en adviesrapportage aan leidinggevende, HR en casemanager/adviseur werkvermogen bij de start van het traject.
• Medische rapportage aan bedrijfsarts bij de start van het traject.
• Procesmatige rapportage na tussentijdse evaluatie aan leidinggevende, HR en casemanager/adviseur werkvermogen.
• Procesmatige rapportage na eindevaluatie aan leidinggevende, HR en casemanager/adviseur werkvermogen.

Tip: Vermijd jargon of technische termen die verwarrend kunnen zijn voor anderen. De psycholoog of bedrijfsarts kan bijvoorbeeld medische termen gebruiken die de werknemer of werkgever niet altijd begrijpen. Zorg ervoor dat alle communicatie begrijpelijk is voor iedereen die betrokken is.

4. Garantie vertrouwelijkheid en privacy

Het is belangrijk om de privacy van de werknemer te waarborgen en zorgvuldige afspraken te maken over wat wel en niet gedeeld mag worden. De werkgever moet zich bewust zijn van de grenzen van informatie-uitwisseling, en zowel de bedrijfsarts als de psycholoog mogen vertrouwelijke informatie alleen met toestemming delen. Onze psychologen delen rapportages altijd pas na een schriftelijke toestemmingsverklaring en via Bastion 365, zodat gegevens goed beveiligd verzonden kunnen worden.

Tip: Vraag altijd expliciet toestemming van de werknemer om informatie te delen met behulp van een toestemmingsverklaring en maak duidelijke afspraken over de inhoud van deze communicatie.

Tip: Zorg dat je de ontvangen rapportages altijd toevoegt aan het medische dossier van de medewerker, zodat de informatie voor alle betrokken collega’s up-to-date en toegankelijk is.

5. Proactieve communicatie

Onze psychologen zullen bij veranderingen, bijzonderheden of onduidelijkheid altijd contact opnemen voor extra afstemming. Ook vanuit werkgever en bedrijfsarts wordt het proactief delen van informatie gewaardeerd, bijvoorbeeld wanneer er veranderingen zijn in de gezondheidstoestand van de werknemer.

Tip: Deel belangrijke informatie direct (met toestemming van de werknemer) en zorg ervoor dat iedereen weet wie welke verantwoordelijkheden heeft.

Uit onze ervaring blijkt dat binnen elke rol een behoefte aanwezig is. Het doel van effectieve communicatie binnen onze zorgtrajecten is om deze behoeften duidelijk te krijgen en hierover het gesprek te faciliteren, zodat zowel de werknemer als leidinggevende zich begrepen en gehoord voelen in het proces. Bij vragen, onduidelijkheid of missende informatie over een zakelijk zorgtraject kun je altijd contact opnemen met onze office managers via info@thementalmove.nl.