Hoe gaan wij om met jouw privacy?

PRIVACY STATEMENT

The Mental Move vindt jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens zeer belangrijk. Er wordt daarom binnen The Mental Move veel aandacht besteed aan de juiste kennis, processen en technologie om jouw persoonsgegevens met zorg te behandelen en goed te beveiligen.

Op deze pagina leggen we uit wat onze visie en beleid op privacy is. We hebben hierbij onderscheid gemaakt tussen jouw privacy bij het bezoek aan onze website en tijdens/na een behandeling.

Privacy tijdens/na het gebruik van het preventieplatform of een behandeling

Wij verzamelen en bewaren persoonsgegevens voor:

  • het kunnen aanbieden van het preventieplatform
  • diagnostiek
  • uitvoer van de behandeling

Wij beperken tot het verzamelen van gegevens tot hetgeen strikt noodzakelijk. Jouw gegevens worden verwerkt en bewaard conform de geldende wet- en regelgeving.

In onderstaande hoofdstukken leggen wij welke gegevens wij verzamelen, wat we daarmee doen en wat jouw rechten zijn wanneer je gebruik maakt van ons preventieplatform of participeert in een zorgtraject.

The Mental Move is verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens. Wij bepalen wat we met jouw persoonsgegevens doen. Als je hier vragen over hebt, vul dan gerust onderstaand formulier in.
Wanneer je gebruik maakt van het preventieplatform of je participeert in een zorgtraject, dan ben je akkoord met onze privacy verklaring. Dat betekent dat wij jouw persoonsgegevens mogen verzamelen en gebruiken.
Jij kiest zelf of je informatie deelt met ons. Wanneer dit onverhoopt te weinig informatie is, dan kan het mogelijk zijn dat wij onze diensten niet kunnen leveren.
Indien wij een wijziging moeten doorvoeren in de privacy verklaring, dan zullen wij jou hiervan op de hoogte stellen via ons preventieplatform en/of via e-mail.

Wij verzamelen een aantal categorieën persoonlijke gegevens:

  1. Persoonsgegevens en contactinformatie
  2. Gegevens over jouw gezondheid
  3. Gegevens over de voortgang van de behandeling en het gebruik van het platform
  4. Gedeelde documenten

Deze categorieën worden hieronder kort toegelicht.

Persoonsgegevens en contactinformatie.

Bij het gebruik te maken van het preventieplatform en/of als onderdeel van een behandeling deel je met ons o.a. de volgende informatie:

  • Naam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Jouw werkgever

Gegevens over jouw gezondheid

Als onderdeel van een preventietraject of behandeling kun jij delen over je fysieke en mentale gezondheid zoals:

  • Je mentale toestand
  • Klachten
  • Medische geschiedenis

Deze informatie kun je delen als onderdeel van een online oefeningen, klachtenregistratie of bijvoorbeeld tijdens een beeldbel gesprek met een behandelaar. Deze informatie is altijd beschikbaar voor jou binnen ons online platform (via Karify).

Aanvullende verzamelde informatie (bij gebruik van Karify)
Bij het gebruik maken van Karify verzamelt Karify ook informatie ter verbetering van hun platform. Denk hierbij aan browsertype, browsertaal en IP adres. Voor meer informatie, klik hier.

Welke gegevens verzamelen wij expliciet niet?

Wij slaan geen beeldbel gesprekken op.

Jouw gegevens in Karify

Voor het leveren van ons online platform werken wij samen met Karify. Karify, onderdeel van Avinty, biedt een eHealth platform voor de geestelijke gezondheidszorg en is daarmee 1 van de grootste van Nederland.

The Mental Move heeft Karify geselecteerd om de volgende redenen:

  • Vooruitlopend in het bieden van digitale zorgfunctionaliteit & content.
  • Bij Karify staat de client, dus jij, centraal. Jij maakt zelf een account aan bij Karify en hebt daarmee controle over jouw dossier. Jouw (zorg)gegevens zijn van jou. Klinkt logisch, maar dat is lang niet altijd vanzelfsprekend. Bij Karify ben je de eigenaar van jouw dossier en bepaal je dus ook wie welke gegevens mag inzien. Bij het afnemen van de diensten van The Mental Move geef jij ons toegang tot jouw dossier.
  • Karify is ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd. De veiligheid van jouw gegevens is voor ons essentieel.

Voor meer informatie over Karify, klik hier.

De chatbot

The Mental Move biedt aan werkgevers de mogelijkheid om een chatbot (The Mental Concierge) in te zetten voor het beantwoorden van vragen over de dienstverlening van The Mental Move en het op weg helpen met vraagstukken op het gebied van mentale veerkracht & gezondheid. Deze chatbot kan ontsloten worden via de Teams en/of intranet omgeving van de werkgever.
De chatgesprekken kun je anoniem voeren. Je hoeft geen persoonsgegevens te delen, ook worden er geen persoonsgegevens vanuit Teams gedeeld met de chatbot.
We gebruiken de inhoud van de gesprekken om de chatbot verder te optimaliseren.

Wij gebruiken jouw gegevens om:

  1. Toegang te verlenen tot ons online platform.
  2. Onze preventie, zorg en acceleratie dienstverlening aan jou te kunnen leveren.
  3. Met jou of je werkgever te communiceren.
  4. Onze dienstverlening te verbeteren.

Toegang verlenen tot ons online platform

Onze dienstverlening vindt voor een groot gedeelte plaats via ons online platform. Wij verzamelen jouw persoonsgegevens om jou toegang te verlenen tot het online platform.

Leveren van preventie, zorg en acceleratie dienstverlening

We gebruiken jouw persoons- en gezondheidsgegevens om onze preventie, zorg en acceleratie dienstverlening te bieden. Wij gebruiken jouw gegevens voor het medisch voorkomen, onderzoeken en behandelen van ziekten, verwondingen en andere problemen die je misschien hebt. Deze gegevens worden opgeslagen in een patiëntendossier in Karify en worden ook gebruikt voor de realisatie van een behandelplan en andere documenten.

Indien wij vanuit een wettelijke verplichtingen bepaalde informatie moeten delen, dan zullen we dit doen. Uiteraard enkel de informatie die daarvoor strikt noodzakelijk is.

Communiceren met jou of je werkgever

Wij sturen op verschillende manier informatie en notificaties naar jou. Dit kan bijvoorbeeld als onderdeel van een behandeling zijn (bijvoorbeeld een herinnering voor een taak of afspraak) of een activatie campagne voor het gebruik van preventie content.

Jouw werkgever betaalt voor het platform en de zorg dienstverlening. Wij zullen nooit jouw medische gegevens met jouw werkgever delen, behalve als jij hier expliciet toestemming voor geeft. Wel zal op werkgevers niveau het gebruik van het platform en de zorgdienstverlening teruggekoppeld worden om facturatie en betalingen te kunnen afhandelen.

Verbeteren van onze dienstverlening

Wanneer je klachten hebt over onze dienstverlening, gebruiken wij jouw gegevens om onze dienstverlening te verbeteren. Hiervoor kunnen wij jouw persoonsgegevens gebruiken, maar bijvoorbeeld statistische gegevens rondom het gebruik van het online platform. Hierbij zorgen we ervoor dat dit niet terug te herleiden is naar jou.

Wij bewaren jouw gegevens zolang deze nodig zijn voor het leveren van het preventieplatform en de zorg dienstverlening.

Zoals beschreven bij ‘Welke gegevens verzamelen wij van jou bij gebruik van het preventieplatform of bij een behandeling?’ bieden wij ons digitale platform aan via Karify. Jij hebt zelf een account bij Karify en bent hier zelf eigenaar van jouw dossier. Zie de website van Karify voor meer informatie over bewaartermijnen en het verwijderen van jouw account.

Wij delen jouw gegevens enkel met anderen wanneer dat strikt noodzakelijk. Hierbij zullen wij ons altijd beperken tot de minimale set informatie die voor die partij noodzakelijk is.

Wij delen de informatie o.a. met:

  • Mensen die bij The Mental Move werken of door The Mental Move worden ingehuurd.
    Enkel medewerkers of ingehuurde zorgprofessionals die betrokken zijn bij jouw ondersteuning mogen jouw gegevens inzien. Al deze mensen hebben een getekend voor geheimhouding in hun (arbeids/inhuur)contract en in sommige gevallen ook een geheimhoudingsplicht vanuit beroepsgeheim.
  • Leveranciers en onderaannemers.
    Zoals eerder beschreven delen wij initieel een beperkte set van jouw gegevens met Karify zodat er daar een uitnodiging naar jou gestuurd kan worden. Ook delen we een beperkte set van jouw gegevens (naam, emailadres, absoluut geen medische gegevens) met Mailjet om e-mails te kunnen versturen naar je. Jouw contactgegevens (wederom absoluut geen medische gegevens) worden ook opgeslagen in ons klantrelatie systeem (Dynamics 365 van Microsoft).
    Deze 3de partijen houden zich aan dezelfde regels over privacy als The Mental Move.

    Bij webinars kan er gebruik gemaakt worden van Sli.do (ISO27001 en ISO9001) om polls te faciliteren. Participatie binnen deze polls is anoniem, er hoeven hierbij geen persoonsgegevens gedeeld te worden.

  • Jouw werkgever en/of doorverwijzer.
    Jouw werkgever betaalt voor de diensten van The Mental Move. Om dit te kunnen doen delen wij enkel procesmatige informatie met je werkgever over de behandeling, dit beperkt zich tot de kennisgeving van het starten van een zorgtraject. Wij zullen nooit jouw medische gegevens met jouw werkgever of verwijzer (bedrijfsarts) delen, behalve als jij hier expliciet toestemming voor geeft.
  • De autoriteiten
    The Mental Move moet soms gegevens delen met de autoriteiten zoals de Nederlandse Zorgautoriteit, RIVM, politie of anderen. Wij zullen dit enkel doen wanneer dit vanwege wetgeving noodzakelijk is.

Voor het bieden van onze dienstverlening worden primair de volgende systemen ingezet:

  • Karify (ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd)
    Gegevens worden binnen de EU opgeslagen.
  • Microsoft Office 365, Dynamics en Azure (o.a. ISO27001, ISO27017, ISO27018, SOC)
    Gegevens worden opgeslagen binnen het datacenter van Microsoft in West Europa (Nederland).
  • Mailjet (ISO27001)
    Beperkte set gegevens worden binnen de EU (Duitsland & België) opgeslagen.

Daarnaast wordt SignRequest ingezet om contracten tussen werkgever en The Mental Move digitaal te ondertekenen. Hier worden enkel gegevens bijgehouden van de tekenbevoegde van de werkgever (en dus niet van de werknemers).

The Mental Move heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Wij gebruiken jouw gegevens. Omdat dit jouw gegevens zijn, heb jij een aantal rechten. Dit zijn onder andere:

  • Recht op inzage.
    Dat is jouw recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die The Mental Move verwerkt.
  • Recht op vergetelheid.
    Jij hebt het recht om ‘vergeten’ te worden.
  • Recht op rectificatie en aanvulling.
    Het recht om jouw persoonsgegevens te laten wijzigen.
  • Recht op dataportabiliteit.
    Jij mag jouw gegevens overdragen naar een andere zorgverlener.
  • Recht op beperking van de verwerking.
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Er kunnen andere eisen en wetten zijn die jouw rechten beïnvloeden. Daarom kunnen we niet altijd invulling geven aan jouw basisrechten vanuit de AVG. Deze eisen en weten zijn er vanwege de WGBO en andere zorg of medische wetgeving, privacywetgeving, archiveringstwetgeving of boekhouds- en belastingwetgeving.

Indien jij 1 van jouw rechten wil uitoefenen, neem dan contact op via privacy@thementalmove.nl.

Privacy bij een bezoek aan onze website

Bij het bezoeken van de website https://www.thementalmove.nl gaan wij zeer zorgvuldig om met jouw persoonlijke gegevens.

Aanvraag van een demo of whitepaper

Bij een aanvraag van een demo of een whitepaper, verzamelt The Mental Move de volgende informatie:

  • Voornaam & achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer (optioneel)
  • Bedrijfsnaam
  • Rol/functie (optioneel)

Deze gegevens gebruiken wij om contact met je op te nemen. Om de demo te verzorgen of de whitepaper te verzenden zijn deze gegevens noodzakelijk.
Bij het verzenden van de whitepaper via e-mail of het versturen van nieuwsbrieven (wanneer je hier als gebruiker toestemming voor hebt gegeven) wordt er bijgehouden of de e-mail geopend is en op welke links in de nieuwsbrief geklikt is.

Contactaanvraag

Bij het stellen van een vraag via een contactformulier, verzamelt The Mental Move de volgende informatie:

  • Voornaam & achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer (optioneel)
  • Bedrijfsnaam
  • Rol/functie (optioneel)
  • Je vraag

Deze gegevens gebruiken wij om contact met je op te nemen en zijn noodzakelijk om je vraag te kunnen beantwoorden.

Registreren

Op de website van The Mental Move is het mogelijk om je als werknemer te registreren voor ons digitale zorgplatform (geleverd door onze partner Karify). The Mental Move verzamelt bij de registratie de volgende informatie:

  • Voornaam & achternaam
  • E-mailadres
  • Bedrijfsnaam
  • Code (ontvangen van de werkgever)

Deze gegevens zijn noodzakelijk om vanuit Karify op veilige wijze een uitnodiging te sturen voor ons digitale zorgplatform. Na het ontvangen van deze uitnodiging maak je zelf een account aan bij Karify dat direct gekoppeld wordt aan content & dienst van The Mental Move. Bij het aanmaken van het account dien je zelf akkoord te gaan met privacy voorwaarden van Karify.

De code wordt door ons gebruikt om de registratie te valideren en te koppelen aan de juiste werkgever.

De gegevens die je invult bij een contact-, demo- of whitepaper aanvraag bewaren wij 1 jaar, tenzij tussendoor opnieuw toestemming wordt gegeven.
Indien je je ook inschrijft voor nieuwsbrief worden je gegevens langer opgeslagen. Wanneer je je uitschrijft voor de nieuwsbrief, zullen wij jou gegevens na een jaar verwijderen.

Indien je jouw gegevens sneller verwijderd wil hebben, neem dan contact op via privacy@thementalmove.nl.

Totdat je op de website het gebruik van cookies en andere tracking systems accepteert, plaatsen wij geen niet-geanonimiseerde analytische cookies en/of tracking cookies op uw computer, mobiele telefoon of tablet.

Klik hier voor ons volledige cookiebeleid.

Over dit privacy statement

Dit privacy statement is opgesteld door The Mental Move B.V. en voor het laatst bijgewerkt op 19 april 2021.

Heb je vragen over jouw privacy of onze genomen maatregelen, stuur een bericht naar privacy@thementalmove.nl.